Palautteen alkuperäinen hyvä ja tärkeä tarkoitus on antaa ihmisille tietoa heidän suoriutumisestaan suhteessa yrityksen tavoitteisiin ja odotuksiin ja siten auttaa heitä kehittymään ja kehittämään toimintaansa entistä menestyksellisemmäksi. Ihminen kaipaa palautetta, tietoa siitä mitä hän tekee hyvin ja missä kenties olisi vielä kehitettävää. Palautteen antaminen on myös keino osoittaa arvostusta; palautetta saadessaan ihminen tulee nähdyksi ja saa kokemuksen siitä, että hänen työllään on merkitys. Arvostava ja positiivinen huomioon ottaminen ja palaute kasvattavat motivaatiota ja yhteishenkeä ja saavat ihmiset yrittämään entistä enemmän.
Käytäntö onkin sitten hiukan toista. Helposti oletetaan, että kehitystä ei tapahdu, ellei ihmiselle korosta oikein rautalangasta vääntäen, missä hän on epäonnistunut ja mitä tehnyt väärin. Uskotaan, että jonkun ”viisaamman” on tarpeen hieroa kollegan nenää virhelätäkössä, jotta tämä oppisi toimimaan paremmin. Toiseksikin palaute kohdistuu menneisyyteen – johonkin, joka on jo tapahtunut ja jota ei voi enää muuttaa. Hampurilaismalli on tuttu ja tuntuu jo teeskentelyltä vaikkei sitä ehkä olisikaan. Keskustelusta jää mieleen ainoastaan pihvi eli negatiivinen palaute ja sen mausteena oleva arvostuksen ja luottamuksen puute. Eihän se oikein motivoi. Ei ihme, että sekä antaja että vastaanottaja kokevat palautekeskustelun helposti ahdistavaksi ja mieluummin jättäisivät sen kokonaan käymättä.
”Kyllähän sinun se olisi pitänyt tietää!”
Koska menneisyyden muuttaminen on niin kovin mahdotonta, jotakin jo tapahtunutta koskeva kommentointi, vaikka miten positiivisessa hengessä ilmaistu tai sokeroiduilla hampurilaissämpylöillä ympäröity, herättää vastaanottajassa helposti ja hyvin ymmärrettävästi avuttoman raivon tunteen. ”Sinun Olisi Pitänyt” ei oikein riitä avuksi siinä vaiheessa, kun vahinko on jo tapahtunut. Paitsi että se jättää vastaanottajan yksin, se saattaa tuntua loukkaavaltakin unohtaessaan, että ihminen on tapahtuneesta huolimatta toiminut hyvässä tahdossa ja parhaan kykynsä ja ymmärryksensä mukaan, ja jos hän olisi voinut tehdä jotakin paremmin, hän olisi tehnyt niin. Ihminen haluaa tehdä työnsä hyvin ja saada arvostusta siitä. Jos näin ei tapahdu, jossain on este. Usein kyse on siitä, että odotuksia ja tavoitteita ei ole ilmaistu riittävän selkeästi ja yksityiskohtaisesti. Rima on hankala ylittää, ellei tiedä millä korkeudella se on.
”Annapa kun todistan sinulle miten olet epäonnistunut”
Palautetilanteessa joudut helposti ikävien tunteiden kanssa tekemisiin. Vaikka tarkoitus olisi kuinka vilpitön ja toteutus kaikkien taiteen sääntöjen mukainen, lähes kaikki ottavat palautteen jollakin tasolla henkilökohtaisesti ja joutuvat kokemaan epäonnistumisen tunteita, jotka saattavat lannistaa ja nakertaa sekä motivaatiota että uskoa omaan kykyyn selviytyä tulevaisuudessa. Jos taas “palautteen” perimmäinen tarkoitus on oman kiukun ja turhautumisen purkaminen – niinkuin valitettavasti joskus näyttää olevan – ei sen antajalla ole syytä odottaa saavansa takaisin paljon muuta kuin kasvavaa kaunaa. Palautteen saaja loukkaantuu, suuttuu tai ahdistuu ja oppii pelkäämään epäonnistumista. Pelko heikentää ajattelua, keskittymistä, oppimista ja muistia ja seuraukset heijastuvat työn laatuun. Virheet vain lisääntyvät ja suorituskyky laskee, vaikka pyrkimys oli päinvastainen.
Palautteen sijaan edistettä?
Millainen ”palaute” sitten todella toimisi ja saisi aikaan positiivista kehitystä, kasvavaa motivaatiota ja parempia vuorovaikutussuhteita? Mitä sisältäisi palautekeskustelu, josta kummallekin jäisi hyvä ja innostunut mieli, vahvistunut luottamus ja entistä lujempi yhteenkuuluvuus? Mitä siitä seuraisi, jos keskustelun lähtökohtana olisikin virheiden etsiskelyn sijaan keskinäistä kunnioitusta ilmentävä, valoisaan tulevaisuuteen ja sen huikeisiin mahdollisuuksiin katsova asenne? Sitä pitäisikin ehkä kutsua palautteen sijaan edisteeksi. Edisteen lähtökohtana on kuulijan kunnioitus ja arvostus sekä luottamus siihen, että ihminen haluaa aina tehdä parhaansa. Seuraavat kysymykset voisivat toimia esimerkkinä edistekeskustelusta, joka tuo päivänvaloon sekä sen mikä on mennyt tavoiteltua huonommin, että sen miten toimintaa voisi kehittää paremmaksi tulevaisuudessa:
- Mitä mieltä itse olet suoriutumisestasi? Oletko mielestäsi onnistunut parhaalla mahdollisella tavalla?
- Millaisia esteitä olet kohdannut? Miten niitä voisi jatkossa välttää?
- Minulla saattaisi olla muutama vinkki siihen, miten onnistuisit seuraavalla kerralla vielä paremmin. Haluaisitko kuulla ne?
- Miten voin auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi?
- Millaista tukea tarvitset minulta?
- Miten voimme yhdessä kääntää tilanteen voitoksi?
Pyydä palautetta
Kun menet itse aktiivisesti pyytämään palautetta ja asenteesi on oppimishaluinen, tilanne pysyy paremmin omassa hallinnassasi ja vältyt ikäviltä tunteilta. Mieti, mitä ominaisuutta haluaisit kehittää itsessäsi ja pyydä vinkkejä siihen, miten voisit kehittää tätä ominaisuutta itsessäsi. Muista kiittää saamistasi vinkeistä! Kerro myös, miten haluat saada palautetta. Jos koet, että menneen epäonnistumisen ruotiminen palvelee sinua, pyydä sitä. Jos koet jo itse oppineesi siitä sen mitä oli opittavissa, pyydä selkeytystä siihen, mitä sinulta odotetaan. Kysy niin kauan, että asia on sinulle timantinkirkas. Kerro myös, millaista apua tarvitset voidaksesi tehdä parhaasi.
Kehu ihminen päivässä
… mieluummin viisi. Ota asiaksesi ja tärkeäksi tehtäväksesi pohtia päivittäin, mitä arvostavaa ja kehuvaa voisit sanoa tänään jollekin toiselle. Jos olet esimies ja sinulla on useita alaisia, muista jakaa kehusi tasaisesti heille kaikille. Kehuttavaa löytyy aina – jos jollakin ei homma luista ihan niinkuin olisi tarkoitus, niin saattaa hänellä kuitenkin olla kaunis kampaus tai kyky levittää positiivisuutta, iloa, luottamusta, yhteisöllisyyttä tai hyvää mieltä ympärilleen. Opettele huomaamaan hyviä asioita kollegoissasi ja sano se aina ääneen, heti ja vilpittömästi. Tämä ilmainen, helppo ja tehokas keino kasvattaa kiitollisuutta, luottamusta, motivaatiota ja innostusta työyhteisössä – sen lisäksi että se tuottaa hyvää mieltä ja tyydytystä sinulle itsellesi!
Artikkeli on julkaistu aikaisemmin Monster.fi-sivustolla.
